زمانی که دنبال یک اداره جدید هستید، یکی از اولین چیزهایی که باید به آن دقت کنید میانگین استاندارد فضای کاری یا اندازه محیط مورد نظر است. چیدمان، مبلمان، ترتیب صندلی‌ها و…. هیچ‌کدام تا زمانی که ندانید وسعت فضایتان باید چقدر باشد، اهمیت ندارند.
به‌هرحال، اندازه اداره شما یکی از چیزهایی است که بدون متحمل شدن هزینه‌های هنگفت امکان تغییر آن را ندارید. اما شاید از خود بپرسید میزان فضای استاندارد اداری چقدر است و واقعا به چه مقدار فضا نیاز دارید؟
این سوال واقعا پیچیده است و نمی‌توان رقم دقیق یا فرمول مشخصی برای آن ذکر کرد. اما می‌توانیم توضیح دهیم که زمان پاسخ به این سوال باید به چه چیزهایی دقت کنید.
تنها باید به نکاتی که در این مطلب می‌گوییم دقت کنید. چون اگر فضای شما بیش از حد کوچک باشد، رشد کسب‌وکارتان با مشکل روبرو خواهد شد. از طرفی اگر بیش از حد بزرگ باشد، به خودتان هزینه‌های غیرضروری را تحمیل خواهید کرد.
پس تا انتها برای آگاهی از مفهوم میانگین فضای کاری و میزان فضای استاندارد اداری همراه ما باشید.
یک فضای استاندارد اداری چیست؟
در تعریف استاندارد فضای اداری باید بگوییم تنها یک مورد خاص را شامل نمی‌شود و تمام اجزایی که در محیط کار قرار دارند، می‌توانند شامل قوانین استاندارد فضای اداری باشند.
با این‌حال، فضای استاندارد اداری فضایی است که در آن تمام مسائل از طراحی صحیح مسیرهای تردد گرفته تا استانداردهای ساخت مبلمان و میز اداری، نورپردازی محیط و تهویه مطبوع آن، فراهم کردن حریم خصوصی لازم و فضای استراحت برای کارمندان رعایت شده است.
چرا باید به استانداردهای اداری اهمیت دهیم؟
توجه به استانداردهای اداری و فاکتور فضای اداری مدرن ، از جمله میزان فضای استاندارد اداری مزایای قابل توجهی دارد. از جمله:
- سلامت کارمندان و بهره‌وری آن‌ها با افزایش کیفیت فضای کار، بالا می‌رود.
- افزایش انعطاف‌پذیری در محیط کار و ایجاد محیط‌هایی که با نیاز کارمندان همخوانی دارد.
- ارزش‌ها و فرهنگ شرکت را منعکس می‌کند.
- با توجه به استفاده بهینه از سطوح و فضاهای موجود، در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌شود.
- کارمندانی که در محیطی که استانداردهای اداری را رعایت کند کار کنند، انگیزه بالایی دارند.
در یک فضای استاندارد اداری به چه میزان فضا نیاز داریم؟
زمانی که دنبال اداره جدید برای کسب‌وکار خود هستید، اولین چیزی که متوجه آن خواهید شد متراژ آن محیط برحسب متر مربع است. بهتر است میانگین فضای کاری که برای هر فرد شاغل در اداره خود در نظر می‌گیرید، تقریبا 16.5 متر مربع باشد.
رهبران و مدیران یک شرکت معمولا به فضایی بین 18.5 تا 37 متر مربع نیاز دارند. در ایستگاه‌های کاری طراحی باز، هر فرد تقریبا تنها به 9.2 متر مربع نیاز دارد.
یقینا این قوانین کلی براساس نوع کسب‌وکار شما فرق خواهند کرد. به‌عنوان مثال کارمندان بخش مرکز تماس، نیاز به میز بزرگی ندارند اما معماران باید بتوانند طرح‌های خود را روی یک سطح بزرگ پهن کنند.
اگر به فضایی اختصاصی برای جلسات، اداره‌های با اتاق‌های جداگانه یا چیدمان خاصی از میزها و اتاقک‌های کار نیاز دارید، میانگین فضای کاری مورد نیاز را باید بیشتر در نظر بگیرید.
فضای کاری را فراتر از میزها و اتاقک‌های کار در نظر بگیرید. آیا به یک اتاق سرور نیاز دارید؟ فضایی برای گذاشتن یخچال برای نگهداری از نوشیدنی‌ها و غذاها؟ تجهیزات ساخت؟ اتاق‌های معاینه پزشکی؟
توجه کنید ارقامی که در بالا به‌عنوان میزان فضای استاندارد اداری ذکر کردیم، برای فضای قابل استفاده هستند نه کل فضا. بعضی از مالکان یا مشاوران املاک، متراژی از محیط را که از آن نمی‌توان استفاده معقولی کرد نیز در متراژ کل می‌آورند.
اگر قصد دارید فضای مورد نظرتان را اجاره کنید، توصیه می‌کنیم خودتان آن‌جا را متر کنید تا بدانید بابت هزینه‌ای که می‌کنید، چقدر فضا نصیبتان می‌شود. محاسبه مقدار متر مربعی که نیاز دارید، جواب قطعی ندارد. با این‌حال باید به مشاور املاک مقدار فضای لازم را بگویید.
به‌عنوان مثال ممکن است تصمیم بگیرید اداره شما حداقل 300 متر مربع باشد اما نمی‌خواهید بیشتر از 400 متر مربع هزینه کنید. پس از این‌که چنین موضوعی را مشخص کردید، برای محاسبه میانگین فضای کاری باید به موارد زیر نیز دقت کنید.
1) توجه به چیدمان
با توجه به اهمیت طراحی دکوراسیون اداری ، برای تشخیص میزان فضای استاندارد اداری که به آن نیاز دارید، بهتر است ببینید چه نوع چیدمانی بیشتر از همه مناسب کسب‌وکارتان است. الزاما شما سه گزینه در پیش رو دارید.
اداره‌های با طراحی باز یا اپن
در این نوع چیدمان اتاق‌های بزرگی وجود دارد که همه در آن می‌نشینند و کنار یکدیگر کار می‌کنند. کارمندان معمولا پشت یک میز مشترک می‌نشینند.
اداره‌های سنتی
در سمت مقابل اداره‌های با طراحی‌های سنتی قرار گرفته‌اند که اتاق‌های شخصی، اتاق کنفرانس و اتاق‌های مخصوص دیگر دارند. این نوع چیدمان برخلاف نوع قبل ترند نیست اما بسیاری از کسب‌وکارها آن را ترجیح می‌دهند.
ترکیب طراحی باز و سنتی
گزینه سوم ترکیبی از دو چیدمان قبلی است. کارمندان تا حدی حریم خصوصی دارند اما بخش زیادی از کار در فضای باز رخ می‌دهد. این نوع چیدمان برای تیم‌های با نیازهای گوناگون مناسب است.
به‌عنوان مثال تیم بازاریابی ممکن است دوست داشته باشد به‌صورت گروهی کار کند اما مدیرعامل نیاز به اتاق شخصی خود دارد.
در مورد اداره‌های با طراحی باز، شما می‌توانید افراد زیادی را در فضای مشابه جا دهید اما اداره‌های سنتی فضایی برای حفظ حریم خصوصی و محرمانه بودن را فراهم می‌کنند. بهتر است قبل از تصمیم در مورد میانگین فضای کاری مورد نیاز کارکنان خود، ابتدا مزایا و معایب هرکدام از چیدمان‌های بالا را بررسی کنید.
همچنین باید دقت کنید هر اداره‌ای به مقداری فضای مشترک وجود دارد. بخشی از دستورالعمل‌های کلی برای این فضا به شرح زیر است:
- مناطق کار گروهی: 7.4 تا 9.2 متر مربع به ازای هر فرد
- اتاق‌های کنفرانس: 1.3 تا 2.8 متر مربع به ازای هر فرد
- منطقه پذیرش: 6.9 متر مربع به ازای هر فرد
- اتاق بایگانی یا کتابخانه: 18.5 متر مربع
- اتاق ناهارخوری: 1.4 متر مربع به ازای هر فرد (بدون در نظر گرفتن منطقه آشپزخانه)
- اتاق استراحت: 5.1 متر مربع برای مبل یا صندلی تک نفره و 2.7 متر مربع برای هر صندلی یا مبلمان استراحت اداری
با این‌حال مقدار فضای اشتراکی که به آن نیاز دارید، بستگی به نوع کسب‌وکار شما دارد. به‌عنوان مثال فضای کار با چیدمان باز یقینا به فضای جلسات اختصاصی، به جز مواردی که جلسات باید در مورد موضوعات مهم و خصوصی باشند، نیاز ندارد.
اداره‌های با طراحی سنتی نیاز به جایی برای برگذاری جلسات دارد، به جز در مورد تیم‌های کوچک که برایشان برقراری جلسات در محیط اداره مهم نیست. اگر انتظار پذیرایی از مهمانان، مشتریان، بیماران، فروشندگان یا همکاران را دارید، باید در اداره خود یک فضای پذیرش داشته باشید.
در این فضا باید مسئول پذیرش شما قرار گیرد به همراه هر تعداد مهمان که انتظار دارید در هر زمانی مراجعه کنند.
2) توجه به فرهنگ
شاید باور نکنید اما مواردی مانند فرهنگ شرکتی نیز در مقدار فضای فیزیکی اداره شما نقش دارند و تاثیرگذار هستند. بهتر است فرهنگ شرکتی خود را با دقت بررسی کنید و از خود بپرسید چه تاثیری روی عملکرد تیمتان می‌گذرد.
اگر همسو با فرهنگ شرکت خود نیستید، شاید بهتر باشد که بیانیه ماموریت یا ارزش‌های شرکت خود را بازنگری کنید. به‌عنوان مثال اگر جزو ارزش‌های شرکت شما کار بدون وقفه است (شاید جلسات قبل از ناهار را ممنوع کنید)، در این صورت به فضایی نیاز دارید که حریم خصوصی و تمرکز لازم را فراهم کند.
به‌عبار دیگر میانگین فضای اداری که برای هر کارمند در نظر می‌گیرید باید بیشتر باشد. اگر شرکت شما برای چابکی ارزش قائل می‌شود، شاید بخواهید با صرفه‌جویی در فضا، هزینه آن را صرف رشد شرکت خود کنید.
علاوه بر این باید به تغییرات در محیط‌های کاری دقت کنید. براساس آمار سال 2017، نزدیک به 3.7 میلیون کارمند در خانه کار می‌کنند. بنابراین اگر بعضی اوقات بخشی از کار شما را می‌توان در خانه انجام داد، میزان فضای استاندارد اداری مورد نیازتان کمتر خواهد بود. همچنین می‌توانید از میز کار گروهی استفاده کنید.
3) توجه به آینده فضای کاری
نقل مکان به یک اداره جدید کاری نیست که همیشه آن را انجام دهید. بنابراین مهم است از قبل برنامه‌ریزی کنید و مطمئن شوید که محل کار بعدی شما نیازهای فعلی و آینده شما را برآورده می‌کند.
آیا انتظار دارید افراد بیشتری را سال بعد استخدام کنید؟ آیا قصد دارید وارد حوزه فعالیت جدیدی شوید که نیاز به ابزارهای خاصی دارد؟ آیا نیاز به جایی دارید که خریدهای بزرگ سال بعد خود را در آن‌جا قرار دهید؟
بررسی کنید که کسب‌وکار شما طی ده سال آینده چه تغییراتی خواهد کرد. هر چیزی را که می‌توانید مد نظر قرار دهید مانند نحوه رشد کسب‌وکارتان (یا به چه چیزهایی برای تحقق این رشد نیاز خواهید داشت)، چقدر اقتصاد تغییر خواهد کرد (برای بازار شما و به‌طور کلی) و فضای کار شما باید مناسب چه تجهیزات و کارمندانی باشد.
توصیه می‌کنیم در مورد طرح کسب‌وکار خود یا نقشه راهی که دارید، با مدیران و افراد رده‌‌بالای دیگر مشورت کنید و بپرسید برای آینده به چه چیزهایی نیاز دارند.
سخن نهایی
با وجود توضیحاتی که در بالا دادیم، شاید بپرسید میزان فضای استاندارد اداری واقعا چقدر است؟ در پاسخ باید بگوییم به اندازه‌ای که بتوانید تمام کارمندان خود را با توجه به این‌که راحت باشند در محیط کار جا دهید، فضای مشترکی را برایشان فراهم کنید، از فرهنگ شرکتی خود حمایت کرده و شرایط رشد کسب‌وکارتان در آینده را فراهم کنید.
اگر مواردی را که در بالا برای رعایت میانگین فضای کاری گفتیم با دقت در نظر بگیرید، فضای کافی برای خرید جالباسی اداری و هر نوع اکسسوری را دارید، همچنین نیازهای خودتان و تیمتان را برآورده خواهید کرد و نقش قابل توجهی در موفقیت شرکتتان خواهید داشت.
