طراحی یک اداره به نظر یک مفهوم ساده است. اما در واقع زمانی که به تمام چیزهایی که در محیط کار باید قرار بگیرند و فعالیتهای روزمرهای که آنجا انجام میشود فکر میکنیم، پیچیده بودن این طراحی مشخص میشود. بهعنوان مثال یکی از مواردی که باید رعایت کرد استاندارد محیط اداری است.
اگر این اصطلاح برایتان آشنا نیست، تا انتهای این مطلب همراه ما باشید تا استاندارد فضای کاری را توضیح دهیم.
استاندارد فضای کاری چیست؟
شرکتها و سازمانها زمان طراحی فضای کار خود باید از قوانین و انواع استاندارد محیط اداری پیروی کنند. آنها بر همین اساس وظیفه دارند حداقل فضای لازم برای کارمندان خود را فراهم کنند. به عبارت دیگر باید بین فضای کار با فعالیتهایی که در آنجا انجام میشود، نوعی هماهنگی وجود داشته باشد.
اهمیت و مزایای استاندارد فضای کاری؟
محیط کاری که دو ویژگی راحتی و طراحی را رعایت کرده باشد، رفاه کارمندان داخل این فضا به همراه بازدهی آنها را افزایش میدهد. بخش زیادی از روز کارمندان در محیط کارشان سپری میشود، بنابراین زمان طراحی یک اداره باید استاندارد محیط اداری رعایت شده باشد.
طبق استاندارد ایزو فضای کاری باید به مواردی مانند چیدمان وسایل، استاندارد مبلمان اداری و ارگومتری نیز دقت کرد. رعایت مواردی مانند استفاده صحیح از عناصر گوناگون در محیط کار و چیدمان درست آنها خلاقیت کارمندان را افزایش میدهد.
همچنین باید بگوییم نوع چیدمان تجهیزات اداری یک شرکت روی تعامل بدون مشکل کارمندان با یکدیگر تاثیرگذار است. کارمندان برای مسائل گوناگون باید بتوانند با یکدیگر بهدرستی ارتباط برقرار کنند.
رعایت درست استاندارد محیط اداری همچنین جلوی اتلاف انرژی را میگیرد و فضای اداری از نظر گرمایش و سرمایش مشکل خاصی نخواهد داشت.
مزیت دیگر رعایت استاندارد فضای کاری این است که ظاهر اداره شما را زیبا نشان میدهد. بدون تردید همه دوست دارند در جایی کار کنند که از ظاهر آن لذت ببرند. بدون توجه به استانداردهای محیط اداری، پیدا کردن تعادل درست بین طراحی زیبا و چیدمان منطقی و مفید سخت است.
از طرفی زمانی که کارمندان فضای کافی برای نشستن، کار کردن، تحرک داشته باشند و نگران عواملی مانند برخورد با سایرین نباشند، در محیط کار استرس کمتری را تجربه میکنند. بنابراین رضایت شغلی و بهرهوری آنها نیز بیشتر خواهد بود.
فضای اداری که شلوغ و بینظم باشد، تمرکز کارمندان را آشفته خواهد کرد و جلوی رشد سازمان را میگیرد. رعایت استاندارد محیط اداری به استفاده بهینه از فضا اجازه میدهد و در دراز مدت در هزینههای جانبی نیز صرفهجویی میکند.
منظور از فضای کار چیست؟
شغلهای اداری مشمول فعالیتهای فیزیکی و ذهنی زیادی هستند و اغلب کارهای اداری پشت میز انجام میشوند. در طراحی فضای کار علاوه بر توجه به ابعاد فیزیکی این فضا و مبلمان اداری، باید برای سوالهای زیر نیز پاسخی داشت. چون این جوابها ماهیت یک فضای کار را مشخص میکنند.
- آیا فضای کار حریم خصوصی از نوع صوتی را فراهم میکند؟ (بهعنوان مثال آیا افراد میتوانند صحبت محرمانه با یکدیگر داشته باشند، آیا صداها و گفتگوها روی تمرکز سایرین تاثیر نمیگذارند، اگر کار افراد شامل صحبت با تلفن باشد، آیا شنیدن گفتگوها یا درک صحبتها مشکل نخواهد بود؟)
- آیا دیوارها دائمی (ثابت) هستند یا فضای کار طراحی باز دارد؟
- آیا فضای کار حریم خصوصی از نوع بصری (سایرین دید نداشته باشند) را فراهم میکند؟
- آیا یک کارمندان میتواند فضای کار فردی خود را شخصی کند؟
- آیا دسترسی به نور طبیعی وجود دارد یا در محیط فقط نور مصنوعی استفاده شده است؟
- آیا چیدمان محیط کار به شکلی است که ارتباط بین افراد ساده شود؟
- آیا نیاز به فضا یا تجهیزاتی برای ذخیرهسازی و نگهداری است (بهعنوان مثال برای دسترسی فوری به اسناد شخصی)؟
- آیا جای کافی برای مبلمان اداری وجود دارد و افراد بهراحتی میتوانند از جای خود بلند شوند و بنشینند؟
میزان فضای مورد نیاز استاندارد هر کارمند چقدر است؟
هیچ جواب مشخصی برای این سوال وجود ندارد. چون برای پاسخ به آن باید موارد متعددی را در نظر گرفت. از جمله:
طبیعت کار
اگر اکثر روز کاری در ماموریتها، جلسات، بازدید از اماکن مختلف و مشاوره سپری میشود، یک فضای اداری کوچکتر ممکن است کافی باشد. اما اگر کارمندان باید اکثر وقت روز خود را پشت میز بگذارنند، کار کردن در یک اداره کوچک با نارضایتی آنها همراه خواهد بود.
از طرفی زمان رعایت استاندارد فضای کاری باید دقت کرد که بعضی از کارها نیاز به برقراری جلسات متعدد در اداره یا استفاده از منابع مختلف برای کارهایی مانند تحقیقات، نویسندگی و… دارند. از طرفی افراد ممکن است برای انجام وظایف خود مجبور به استفاده از تجهیزات گوناگون (بهعنوان مثال چند نمایشگر کامپیوتر) باشند.
جنبههای فرهنگی
جنبههای فرهنگی روی درک ما از کافی بودن فضای اداری تاثیر میگذارند. بهعنوان مثال برای مردمان آمریکای شمالی از جمله کاناداییها و همچنین شمال اروپا، فضای شخصی کافی بسیار مهم است. برای افراد سایر فرهنگها که اغلب در جوامع شلوغی زندگی میکنند، فضای بهمراتب کمتر میتواند کافی باشد. چنین تفاوتهایی میتوانند یک مشکل مهم در یک جامعه چند فرهنگی مانند کانادا باشند.
جو شرکتی
درک ما از یک فضای شخصی همراه با مقایسه است. کارمندان معمولا این حقیقت را میپذیرند که افراد در ردههای بالای مدیریت ممکن است دفاتر بزرگتری داشته باشند. اما بدون توجه به اینکه فضای کار یک فرد چقدر بزرگ است، اگر بزرگی آن در حد فضای کار همکارانش نباشد، پس بسیار کوچک است.
درک فردی
مقدار فضای در دسترس میتواند معنای روانشناسی عمیقی داشته باشد. این طبیعی است که افراد بخواهند فضای بیشتری را اشغال کنند، چون فضای بیشتر ممکن است مهم بودن، احترام و داشتن قدرت بیشتر را نشان دهد. مقدار فضایی که هر فرد در محیط کار خود در اختیار دارد، اغلب مرتبط با مقام و جایگاه او در آن شرکت یا سازمان است.
ابعاد بدنی
الزامات فضای اداری بسته به اندازه و شکل کارمندان است، چون آنها باید در آن اداره جا شوند، بتوانند بهراحتی حرکت کنند و وظایف خود را انجام دهند.
دستورالعمل استاندارد فضای کاری هر فرد؟
فضاهای اداری با رعایت استاندارد محیط اداری به کارمندان اجازه میدهند بهراحتی در رفتوآمد باشند و مراجعهکنندگان نیز مشکل خاصی نداشته باشند. جدول زیر دستورالعملهای استاندارد فضای کاری هر فرد را نشان میدهد.
حداقل فضای مورد نیاز | کاربرد |
152 تا 183 سانتیمتر در 228 تا 320 سانتیمتر | دو نفر بتوانند در یک اداره با یک میز بین آنها، به یکدیگر سر بزنند. بهعنوان مثال یک سرپرست و کارمند |
152 تا 183 سانتیمتر در 152 تا 213 سانتیمتر | یک کارمند یک میز اصلی و یک سطح ثانویه مانند یک فضای ذخیرهسازی دارد. |
267 تا 330 سانتیمتر در 244 تا 313 سانتیمتر | اتاق مدیریت: 3 تا 4 نفر بتوانند اطراف یک میز جلسه بگذارند. |
107 تا 132 سانتیمتر در 152 در 183 سانتیمتر | یک ایستگاه کاری ساده مانند مرکز تماس |
دسترسی در استاندارد کاری
زمان رعایت استاندارد فضای کاری، برای توجه به فضای مورد نیاز برای هر فرد باید به موارد زیر دقت کنید:
- دسترسی ساده: فرد بتواند تجهیزات یا مواد اولیه لازم برای کار خود را براساس اهمیت و دفعات استفاده، در جای مناسبی قرار دهد.
- ترتیب استفاده: چطور آیتمها در فضای کار استفاده میشوند.
- حرکت در محیط: جابهجایی خود فرد و همچنین صندلی او
- نیازهای ارتباطی
- ایمنی
- وظایف مختلفی که باید انجام شود.
- اندازه کلی سطح کار
- سایر مبلمان مورد نیاز مانند انواع صندلی انتظار
- سایر نیازهای ذخیرهسازی
- چطور مبلمان مرتب خواهند شد و در کنار یکدیگر قرار میگیرند.
- نیاز به حریم خصوصی (بهعنوان مثال صوتی، بصری یا نیاز به صحبت در مورد مسائل شخصی)
- نیاز به تمرکز روی کار
- چقدر و به چه مدت یک فرد پشت میز خود خواهد بود (بهعنوان مثال او کارهای دیگری را نیز باید انجام دهد. مانند سر زدن به مشتریان یا کارهای میدانی و…)
چه فاکتورهایی را در استاندارد محیط اداری در نظر بگیریم؟
- استاندارد متریال مورد استفاده در فضای اداری
- استاندارد وسایل اداری
- استاندارد فضای مورد نیاز هر کارمند
سخن نهایی
در مطلب بالا با تعریف استاندارد فضای کاری، از اهمیت رعایت آن گفتیم. توجه به استاندارد محیط اداری باعث خواهد شد کارمندان از کار در آن محیط راضی باشند و همچنین بهرهوری بیشتری داشته باشند. با آنکه شرکتهای زیادی هنگام خرید اکسسوری اداری و مبلمان ، هنوز از این استانداردها پیروی نمیکنند اما توجه به آنها در موفقیت یک سازمان نقش قابل توجهی دارد.