آیا تابه‌حال به یک محیط اداری وارد شده‌اید که در ابتدا ساختاری مانند یک میز نظر شما را جلب کند؟ به‌احتمال زیاد شما با یک میز کانتر مواجه شده‌اید. اگر برای شما هم سؤال است که میز کانتر چیست ، پس این مطلب مناسب شما خواهد بود.
در یک محیط اداری، میز کانتر و میز منشی دو نوع میز متفاوت هستند که هر کدام نقش و وظیفه‌های خاص خود را دارند. اگرچه به نظر ممکن است این دو با یکدیگر تا حدی شباهت داشته باشند، اما وظایف و عملکرد آنها با یکدیگر متفاوت است.
در این مقاله، به بررسی میز کانتر اداری و تفاوت‌های آن با میز منشی خواهیم پرداخت. ابتدا توضیحاتی مختصر در مورد میز منشی، ماهیتش و کاربردش خواهیم داد، سپس به سراغ بررسی جامع در مورد انواع کانتر اداری می‌پردازیم که تفاوت این دو را برای شما شفاف‌سازی می‌کنند.
میز منشی چیست؟
میز منشی، یکی از اجزای اساسی در محیط‌های اداری و رسپشن‌ها است که برای پشتیبانی از فعالیت‌های منشی یا مسئول پذیرش مورداستفاده قرار می‌گیرد. این میز عموماً در نزدیکی ورودی یا محل ورود مهمانان قرار می‌گیرد و نقش مهمی در ایجاد اولین تماس با مراجعه‌کنندگان دارد.
یک میز منشی معمولاً شامل فضای کاری است که برای قراردادن ابزارهای اداری اساسی مانند رایانه، تلفن، فکس و نوشت‌افزار طراحی شده است. این ابزارها به منشی امکان می‌دهند تا وظایف روزمره خود را انجام داده و ارتباطات داخلی و خارجی را مدیریت کند. همچنین، میز منشی ممکن است دارای فضایی برای نگهداری مستندات، فایل‌ها، لوازم کاری و امکانات دیگر باشد که برای انجام وظایف منشی لازم است.
برخی از کاربردهای میز منشی
پیش‌ازاین که به طور مستقیم به پاسخ سؤال میز کانتر چیست و چه تفاوت‌هایی با میز منشی دارد، بپردازیم، می‌خواهیم بررسی کنیم که میز منشی چه کاربردهایی دارد. میز منشی به‌عنوان یک المان کاربردی در محیط‌های اداری و رسپشن‌ها استفاده می‌شود. در زیر، کاربردها و ویژگی‌های اصلی میز منشی را بررسی می‌کنیم:
- پذیرش مراجعه‌کنندگان: میز منشی به‌عنوان نقطه ورودی اصلی در محیط اداری عمل می‌کند. منشی با قرارگرفتن پشت این میز، افراد را به‌درستی استقبال کرده و به نیازهایشان پاسخ می‌دهد. او ممکن است اطلاعات مراجعه‌کنندگان را ثبت کند، آنها را هدایت کند و درخواست‌ها یا سؤالات را به واحدهای مربوطه ارجاع دهد.
- مدیریت ارتباطات: منشی با استفاده از ابزارهای موجود در میز، ارتباطات داخلی و خارجی را مدیریت می‌کند. او ممکن است تماس‌ها را پاسخ دهد، پیام‌های الکترونیکی را مدیریت کند، فکس‌ها را ارسال و دریافت کرده و برقراری ارتباط با افراد دیگر را هماهنگ کند.
- مرتب‌سازی و نگهداری اسناد: میز منشی به‌راحتی دسترسی به اسناد و مستندات موردنیاز منشی را فراهم می‌کند. منشی می‌تواند فایل‌ها و سند‌های مهم را در قفسه‌ها، کشوها یا سایر فضاهای ذخیره‌سازی میز منشی سازماندهی کند.
- ظاهر زیبا و حرفه‌ای: میز منشی علاوه بر کاربرد عملی، به‌عنوان یک عنصر دکوراتیو هم موردتوجه قرار می‌گیرد. طراحی میز منشی به‌گونه‌ای است که باقی قسمت‌های محیط اداری هماهنگی داشته باشد و به روحیه و انرژی مثبت مراجعه‌کنندگان و کارمندان کمک کند.
باتوجه‌به همه این کاربردها باید اشاره کنیم که تهیه و انتخاب چنین میزی می‌تواند بسیار حساس باشد. ازاین‌رو است که پیشنهاد می‌کنیم بیش از انتخاب نهایی مطلب « راهنمای خرید وسایل اداری » را مطالعه کنید.
کانتر اداری چیست؟
به بخش اصلی یعنی پاسخ به سؤال میز کانتر چیستُ رسیده‌ایم. انواع کانتر اداری به‌عنوان یک عنصر مهم در طراحی محیط اداری، یک نقطه تماس مستقیم و مؤثر بین کارمندان و مشتریان در یک سازمان است. این نوع کانتر به‌منظور تسهیل فرایندهای ارتباطی، خدماتی و مدیریتی در محیط اداری طراحی و استفاده می‌شود.
کانتر اداری عموماً در مکان‌هایی مانند لابی، ورودی اصلی ساختمان، دفاتر مرکزی، بخش‌های خدماتی و بخش‌های پذیرش قرار می‌گیرد. این کانتر معمولاً شامل یک سطح مسطح و بلند با فضای کافی برای استقرار کارمندان است که به‌عنوان میز منشی یا میز پذیرش عمل می‌کند.
کاربردهای کانتر کدام‌اند؟
در راستای پاسخ به سؤال میز کانتر چیستُ مهم است که با کاربردهای آن هم آشنا باشید. به همین منظور هم در ادامه این مطلب چند مورد از مهم‌ترین کاربردهایش را بررسی کرده‌ایم:
- ارائه خدمات: میز کانتر اداری محلی است که خدمات متنوعی را به کارمندان و مشتریان ارائه می‌دهد. این خدمات شامل ارائه اطلاعات و راهنمایی، دریافت و ارسال اسناد و فایل‌ها، پاسخ به تماس‌ها و ایمیل‌ها، برنامه‌ریزی و هماهنگی قرار ملاقات‌ها و سایر خدمات مدیریتی است.
- پذیرش و استقبال: کارمندان در کانتر اداری مشتریان و مراجعه‌کنندگان را استقبال می‌کنند و به آنها راهنمایی می‌کنند. آنها اطلاعات موردنیاز را جمع‌آوری و ثبت می‌کنند و به سؤالات و نیازهای آنان پاسخ می‌دهند.
- مدیریت تراکنشهای مالی: کانتر اداری می‌تواند نقشی در مدیریت تراکنشهای مالی سازمان ایفا کند. این شامل دریافت و پرداخت پول، صدور فاکتورها و رسیدهای مالی، مدیریت حساب‌ها و گزارشگیری مالی است.
انواع کانتر
بدون شک برای خرید انواع میز اداری شما لازم است که با انواع محصولات آشنا باشید و بدانید کدام محصول چه ویژگی‌هایی دارد و به‌این‌ترتیب بهترین گزینه را از طریق مقایسه پیدا کنید.
کانتر اداری می‌تواند در انواع مختلفی طراحی شود که بسته به نیازها و خصوصیات سازمان، ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- کانتر پذیرش: این نوع کانتر معمولاً در لابی یا ورودی اصلی ساختمان قرار می‌گیرد و به‌عنوان نقطه ورود اولیه برای مراجعه‌کنندگان عمل می‌کند. کارمندان این کانتر مراجعه‌کنندگان را استقبال کرده، اطلاعات موردنیاز را جمع‌آوری کرده و به مقصد صحیح هدایت می‌کنند. این کانتر معمولاً با یک میز پذیرش و صندلی‌های انتظار برای مراجعه‌کنندگان تجهیز می‌شود.
- کانتر خدمات مشتریان: این نوع کانتر در بخش‌هایی مانند خدمات مشتریان، پشتیبانی یا رفاه کارمندان قرار می‌گیرد. کارمندان در این کانتر به مشتریان خدمات مربوط به محصولات یا خدمات سازمان را ارائه می‌دهند. این خدمات می‌تواند شامل پاسخ به سؤالات، رفع مشکلات، ارائه اطلاعات، پذیرش سفارش‌ها باشد.
- کانتر ارتباطات: این نوع کانتر برای مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی سازمان استفاده می‌شود. کارمندان در این کانتر تماس‌ها، ایمیل‌ها و ارتباطات دیگر را مدیریت می‌کنند. آنها می‌توانند اطلاعات و راهنمایی لازم را به کارمندان دیگر و مشتریان ارائه دهند و در برخی موارد به‌عنوان نقطه تماس با بخش‌های دیگر سازمان عمل کنند.
البته که باید اشاره کنیم انواع کانتر اداری را می‌توان باتوجه‌به ابعاد میز کانتر اداری یا حتی شکل این میز هم مشخص کرد. کانترها می‌توانند شکل خطی ساده، موج‌دار، بیضی، دایره، نیم‌دایره و هر شکل خلاقانه دیگری ساخته شوند.
استانداردهای میز کانتر اداری
استانداردها و ابعاد میز کانتر اداری ممکن است متفاوت باشند و به عواملی مانند استانداردهای محلی، سازمان‌ها و طراحی خاص سلیقه‌ای مربوط شود. بااین‌حال، در زیر یک مجموعه از ابعاد میز کانتر اداری را بر اساس استانداردهای عمومی معرفی خواهیم کرد:
- ارتفاع: معمولاً ارتفاع میز کانتر اداری در حدود ۷۵ تا ۸۰ سانتیمتر (۳۰ تا ۳۲ اینچ) در نظر گرفته می‌شود. این ارتفاع مناسب برای استفاده راحت کارمندان از میز و همچنین برای تطابق با ارتفاع صندلی‌های خواهد بود. اگر به دنبال اطلاعات بیشتر هستید، توصیه می‌کنیم به مطلب « ارتفاع استاندارد میز اداری » مراجعه کنید.
- عرض: عرض میز کانتر اداری ممکن است متغیر باشد و بسته به نیازهای کاربران و فضای موجود تعیین شود. عرض میز عموماً در حدود ۱۲۰ تا ۱۸۰ سانتیمتر (۴۸ تا ۷۲ اینچ) خواهد بود. این عرض به‌اندازه کافی بزرگ است تا فضای کافی برای کاربر در اختیار قرار گیرد و امکان قراردادن تجهیزات و لوازم کار ارائه شود.
- عمق: عمق میز کانتر اداری نیز ممکن است متغیر باشد و بسته به نیازهای کاربران و فضای موجود تعیین شود. عمق میز معمولاً در حدود ۶۰ تا ۸۰ سانتیمتر (۲۴ تا ۳۲ اینچ) در نظر گرفته می‌شود.
تفاوت میز منشی و کانتر در چیست؟
تفاوت اصلی بین میز منشی و کانتر در استفاده و نقشی است که در محیط اداری دارند. در ادامه تفاوت‌های اصلی بین این دو را توضیح خواهیم داد که برای پاسخ به سؤال میز کانتر چیست و چه تفاوتی با میز منشی دارد، کاربردی خواهند بود.
1. نقش و وظیفه:
میز منشی به‌عنوان نقطه ورود اصلی در سازمان عمل می‌کند. منشی یا مسئول پذیرش در این میز قرار می‌گیرد و مراجعه‌کنندگان را استقبال کرده، اطلاعات موردنیاز را جمع‌آوری می‌کند و آنها را به مقصد صحیح هدایت خواهد کرد. منشی معمولاً به وظایفی مانند پاسخ به تماس‌ها، برنامه‌ریزی قرار ملاقات‌ها و کمک در امور اداری مشغول است.
کانتر اداری عموماً به‌عنوان نقطه ارائه خدمات به مشتریان، پشتیبانی از کارمندان و مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی سازمان عمل می‌کند. کارمندان در کانتر اداری به مشتریان خدمات مربوط به محصولات یا خدمات سازمان را ارائه می‌دهند.
2. محل قرارگیری:
میز منشی معمولاً در لابی یا ورودی اصلی ساختمان قرار می‌گیرد، به‌منظور استقبال و راهنمایی مراجعه‌کنندگانی که به‌تازگی وارد ساختمان می‌شوند.
کانتر اداری معمولاً در بخش‌های مختلف سازمان قرار می‌گیرد، مانند خدمات مشتریان، پشتیبانی یا ارتباطات که وجود میز چندان کاربردی نخواهد داشت.
3. ساختار و طراحی:
میز منشی معمولاً یک میز پذیرش ساده است که مجهز به صندلی یا صندلی‌هایی برای مراجعه‌کنندگان خواهد بود. طراحی آن معمولاً به‌منظور استفاده آسان و جلب‌توجه مراجعه‌کنندگان است.
کانتر اداری می‌تواند طراحی متنوعی داشته باشد، از جمله میزهای بزرگ‌تر با فضای کار بیشتر، قفسه‌ها برای نگهداری مستندات و تجهیزات، صفحه‌نمایش‌ها برای ادامه کنترل برنامه‌های کاری و مواردی ازاین‌دست که می‌توانند بسیار کاربردی باشند.
میز کانتر؛ بخش مهمی در هر اداره یا دفتر
تا اینجا احتمالاً به‌راحتی می‌توانید به سؤال میز کانتر چیست، پاسخ دهید و این موضوع به شما در شناخت تفاوت‌هایش با میز منشی هم کمک می‌کند. هر چند که در این مطلب به طور خاص این تفاوت‌ها را بررسی کرده‌ایم
دقت کنید که برای خرید میز کانتر یا میز منشی ابتدا باید به‌خوبی با ماهیتشان آشنا باشید و پس از به سراغ انتخاب نهایی بروید. همچنین انتخاب یک فروشگاه قابل‌اعتماد مانند مدرن سیستم می‌تواند تجربه خرید بسیار بهتری برای شما ایجاد کند.
